ERP Sebagai trend teknologi sistem informasi dewasa

Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP.

ERP adalah paket software yang memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.

Software ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih dan juga termahal yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini. Untuk dapat mengadopsi teknologi ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating system software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia –termasuk Indonesia– seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi system informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan return terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.

Karena ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, ERP membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. ERP mengambil alih tugas rutin dari personel –dari tingkat operator hingga manajer fungsional– sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak cost efficiency yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Pendeknya, ERP bukan hanya suatu software semata, namun suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

Keistimewaan ERP dibandingkan teknologi system informasi lainnya terletak pada sifatnya yang terintegrasi, sehingga ERP mampu mengatasi banyak permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Misalnya, manajemen material, masalah pengendalian mutu, produktivitas karyawan, pelayanan pelanggan, manajemen kas, masalah inventori, dan lain-lain. ERP system memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit lain dalam organisasi, contohnya integrasi antara produksi dengan sumber daya manusia. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut.

Sebagai hasilnya, ERP system dapat mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penurunan inventory level, pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan keuangan, dan lain-lain.

Keunggulan ERP yang biasanya dijadikan alasan bagi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP dalam system informasinya adalah :

- ERP mengitegrasikan aktivitas perusahaan Pemrosesan data di dalam ERP system terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi.
-ERP memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan
- ERP memberikan kemampuan standarisasi dalam organisasi Standarisasi yang dimaksud adalah penyamaan proses bisnis di lokasi-lokasi yang berbeda di dalam satu perusahaan untuk kepentingan efisiensi dan konsistensi image terhadap konsumen
- ERP menghindarkan terjadinya information asymmetry Karena ERP menggunakan single database, maka akan menghindarkan terjadinya monopoli informasi di suatu unit organisasi, meningkatkan kemampuan kontrol, meningkatkan kemampuan decision-making dan menghindarkan pekerjaan yang sia-sia dalam penyiapan informasi atau input data di lebih dari satu tempat
- ERP menyediakan informasi secara real-time dan on-line Dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line
- ERP memberikan keleluasaan untuk mengakses data perencanaan dan controlling secara simultan Dengan penggunaan single database, semua user dalam organisasi dapat mengakses suatu data secara simultan, memberikan kemampuan perencanaan dan controlling yanglebih konsisten
- ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan
- ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan. Adanya proses yang standar juga mengurangi potensi konflik.
- ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi antar perusahaan

Trend bisnis modern saat ini adalah untuk mengintegrasikan database organisasi kepada organisasi partner untuk kepentingan procurement atau yang lain. Untuk mendukung keperluan tersebut, diperlukan single repository (data storage) bagi seluruh organisasi yang terlibat, dan kemampuan ini dimiliki oleh ERP.